Conceptos básicos de Access
Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
Determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
Denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
Almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
Pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser
como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,
nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro
registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:
Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
Determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
Denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
Almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
Pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser
como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,
nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro
registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:
Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
código postal sea 46625.
Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas
de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro
curso más avanzado.
Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de
un elemento de un formulario.
Módulos: Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que
se codifican utilizando Visual Basic.
Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en
la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
CREAR TABLAS DE DATOS
Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en
los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona
Access 2007.
Crear una tabla de datos.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que
tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de
este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso
al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste
en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y
otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de
datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la
tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se
utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos
definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que
tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la
rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica
que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Crear tablas de datos
Crear una tabla de datos (cont.).
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
código postal sea 46625.
Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas
de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro
curso más avanzado.
Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de
un elemento de un formulario.
Módulos: Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que
se codifican utilizando Visual Basic.
Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en
la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
CREAR TABLAS DE DATOS
Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en
los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona
Access 2007.
Crear una tabla de datos.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que
tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de
este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso
al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste
en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y
otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de
datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la
tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se
utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos
definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que
tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la
rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica
que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Crear tablas de datos
Crear una tabla de datos (cont.).
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
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